Caricamento Materiali su Veeva Vault

Guida completa per il caricamento di RTE, Email Fragments, iDetail e PDF Interattivi su Veeva Vault

📤 Caricamento Materiali in Veeva Vault

Guida operativa per il caricamento di materiali promozionali su Veeva Vault per clienti farmaceutici (Sanofi, Regeneron).

---

📋 Preparazione Pre-Caricamento

Prima di procedere bisogna assicurarsi di aver ricevuto dal cliente tutti i materiali e le info di progetto necessarie:

• Excel con specifiche: Prodotto, oggetto mail, metadati obbligatori
• File HTML sviluppati: RTE, Email Fragments, iDetail slides
• Pacchetto assets: Immagini, CSS, JavaScript
• Task Veeva (se richiesto dal cliente)

Task vs Library

Task: Lavoro creato dal cliente che, una volta approvato e associato al materiale, permette di visualizzare l'HTML sui dispositivi degli informatori.

• SANOFI: Utilizza i task (approvazione manuale)
• REGENERON: Associazione task/HTML gestita internamente dal cliente

---

📧 RTE (Remote Triggered Email)

Materiali Necessari

• Excel delle caratteristiche
• HTML sviluppato
• Pacchetto assets
• Task (se richiesto)

Passaggi Caricamento

1. Accedi a Veeva Vault
2. Vai su Documents → Library
3. Clicca Create → Upload → Continue
4. Trascina il file o clicca Choose per selezionarlo
5. Seleziona Document Type: Email Template
6. Compila tutti i metadati obbligatori:
   • Titolo
   • Lingua
   • Country
   • Altri campi richiesti
7. Clicca Save (se presente workflow, partirà l'approvazione)

Casi Particolari

SANOFI

• Approvare il task inviato dal cliente
• Vai in Task → Seleziona task di riferimento → Complete

REGENERON

• Mandare in approvazione al referente di Area
• Richiedere nome referente al cliente
• Inviare tramite sezione Test di Veeva Regeneron

---

📄 RTE - Associazione PDF

Se richiesto dal cliente, è possibile associare un PDF a una CTA. Il PDF deve essere caricato nella Library di Veeva.

Passaggi Caricamento PDF

1. Accedi a Veeva Vault
2. Vai su Documents → Library
3. Clicca Create → Upload → Continue
4. Trascina il PDF o selezionalo
5. Seleziona Document Type:
   • Supporting Document (Sanofi)
   • Email Fragments (Regeneron)
6. Compila tutti i metadati obbligatori
7. Clicca Save

Casi Particolari

SANOFI

• Caricare come Supporting Documents
• Approvare direttamente tramite tasto in alto a destra

REGENERON

• Caricare come Email Fragments
• Far approvare dal cliente

Collegamento PDF alla CTA

Importante: Il PDF deve essere approvato per la distribuzione prima di essere associato.

1. Prendi il codice dalla URL del documento:

   https://sanofi-4mpromomats.veevavault.com/ui/#doc_info/3061127/1/0=&idx=0...

   Codice: 3061127

2. Inserisci il token Veeva nella CTA:

   <a href="{{$VaultDocID}}">Download PDF</a>
   <!-- Diventa: -->
   <a href="{{$3061127}}">Download PDF</a>

3. Riferimento token: Veeva CRM Tokens

4. In Veeva: Collegare il PDF al placeholder HTML tramite Other Related Document (sezione collegamenti)

---

🧩 Email Fragments

Le Email Fragments sono sezioni di una RTE che possono essere aggiunte o rimosse in base all'utente finale. Di solito sono CTA personalizzabili.

Passaggi Caricamento

1. Accedi a Veeva Vault
2. Vai su Documents → Library
3. Clicca Create → Upload → Continue
4. Trascina il file HTML della fragment
5. Seleziona Document Type: Email Fragments
6. Compila tutti i metadati obbligatori
7. Clicca Save

Collegamento Fragment alla RTE

1. Inserisci il token nel codice HTML della RTE:

   {{insertEmailFragments}}

2. Associa le fragments nella sezione Related Email Fragments (collegamenti Veeva)

3. Gli utenti potranno selezionare quali CTA mostrare all'utente finale

---

📱 iDetail (Multichannel Presentation)

Materiali Necessari

• Excel delle caratteristiche (slide + binder)
• Pacchetti ZIP HTML (slide numerate + shared)
• Task (se richiesto)

Importante: Ordine Numerico

Le slide devono seguire un ordine numerico (01.zip, 02.zip, ecc.), altrimenti Veeva le caricherà in ordine casuale.

Passaggio 1: Creare il Binder (Contenitore)

1. Accedi a Veeva Vault
2. Vai su Documents → Library
3. Clicca Create → Multichannel Presentation → Next
4. Compila metadati obbligatori del binder:
   • Titolo
   • Lingua
   • Country
5. Clicca Save

Passaggio 2: Caricare le Slide

1. Apri il binder creato
2. Clicca Edit Binder
3. Add → Upload File
4. Trascina tutte le slide ZIP
5. Compila i metadati di ogni slide
6. Campi critici:
   • Publish to CRM as IVA/CLM: YES (obbligatorio)
   • iOS Resolution: Default for device
   • Disable Actions: Swipe (lo swipe è gestito via codice)
7. Clicca Save

Passaggio 3: Creare la Shared Resource

La shared (pacchetto 00.zip) contiene risorse comuni a tutte le slide.

1. Vai su Documents → Library
2. Clicca Create → Multichannel Slide → Next
3. Compila metadati della shared
4. Multichannel Properties → Shared Resource: YES
5. Clicca Save

Passaggio 4: Associare Shared alle Slide

1. Apri ogni slide
2. Vai in Related Shared Resource
3. Associa la shared creata

⚠️ Problema comune: Se la shared non è associata correttamente, le slide appariranno bianche.

Approvazioni

Seguire le stesse procedure delle RTE:

• SANOFI: Approvare task manualmente
• REGENERON: Mandare in approvazione al referente

---

📕 PDF Interattivi

I PDF Interattivi seguono la stessa struttura degli iDetail, ma contengono un file PDF invece di HTML.

Passaggio 1: Creare il Binder

1. Accedi a Veeva Vault
2. Vai su Documents → Library
3. Clicca Create → Multichannel Presentation → Next
4. Compila metadati obbligatori del binder
5. Clicca Save

Passaggio 2: Caricare la Slide PDF

1. Apri il binder
2. Clicca Edit Binder
3. Add → Upload File
4. Trascina il file ZIP contenente il PDF
5. Compila metadati della slide
6. Campo critico: CRM Media Type: PDF (non HTML!)
7. Clicca Save

Differenze rispetto a iDetail:

• ❌ Non serve la shared resource
• ✅ Impostare CRM Media Type = PDF

---

🔧 Troubleshooting

Slide Bianche in iDetail

Causa: Shared resource non associata correttamente Soluzione: Verificare che ogni slide abbia la shared linkata in "Related Shared Resource"

PDF Non Scaricabile da RTE

Causa: PDF non approvato per la distribuzione Soluzione: Approvare il PDF prima di associarlo (SANOFI: manuale, REGENERON: via cliente)

Task Non Completabile

Causa: Materiale non approvato o metadati mancanti Soluzione: Verificare stato approvazione e compilazione metadati obbligatori

---

📊 Riepilogo Document Types

Materiale	Document Type	Approvazione SANOFI	Approvazione REGENERON
RTE	Email Template	Task manuale	Via referente
Email Fragment	Email Fragments	Task manuale	Via referente
PDF Allegato (Sanofi)	Supporting Document	Manuale	N/A
PDF Allegato (Regeneron)	Email Fragments	N/A	Via cliente
iDetail Binder	Multichannel Presentation	Task manuale	Via referente
iDetail Slide	Multichannel Slide	Automatica	Automatica
iDetail Shared	Multichannel Slide + Shared Resource: YES	Automatica	Automatica
PDF Interattivo	Multichannel Presentation + CRM Media Type: PDF	Task manuale	Via referente

---

🔗 Risorse Utili

• Veeva CRM Tokens Documentation
• Excel template metadati (richiedere al cliente)
• Naming convention slide iDetail: 01_NomeSlide.zip, 02_NomeSlide.zip, ecc.

---

✅ Checklist Pre-Caricamento

• Excel metadati ricevuto dal cliente
• File HTML/PDF sviluppati e testati
• Pacchetto assets completo
• Slide iDetail numerate correttamente (01, 02, 03...)
• Shared resource preparata (per iDetail)
• Task Veeva ricevuto (se applicabile)
• Referente approvazione identificato (per REGENERON)
• Token PDF configurati correttamente (se allegati)